Projektledere stormer i stressfælde
Fuld fart og håret tilbage. Projektledere har ekstrem høj risiko for stress. De stormer direkte i den farligste stressfælde af dem alle: Ansvar uden indflydelse. Her er din guide til overlevelse.
En morgen ringer Danmarks statsminister til dig med en god nyhed. Efter nøje udvælgelse blandt alle borgere er valget faldet på dig. Du skal bygge broen til Femern. Nationens øjne hviler på dig. Du kan se frem til en stor bonus. Til at løse opgaven får du 100.000 kroner, 10 pædagoger og en måneds frist. Så skal broen være færdig.
Vil det være svært at sige nej?
Næppe.
Medmindre du er død af grin forinden, vil du nemt kunne forklare, at hverken penge, mandskab, tidsfristen eller dine egne kvalifikationer er gode nok til, at du kan påtage dig opgaven. Altså tak, men nej tak.
Næste dag går du på arbejde …
Vi elsker ansvar
Du har sikkert gættet fortsættelsen på historien. Se! Dér kommer han, din leder. Gående hen imod dig med et smil på læben. Og ja. Netop du er udvalgt blandt alle dine kolleger til at lede et nyt projekt. Der er masser af ansvar, prestige og bonus. Desværre har han endnu ikke helt overblikket over ressourcerne. Men du vil få allokeret medarbejdere. Helt sikkert. Dygtige folk alle som en. Penge er der også. Naturligvis. Tidsfristen ligger ikke helt klar, men selvfølgelig vil du få en rimelig deadline. Det siger sig selv. Målet er jo at få succes.
Nu burde du falde ned af stolen af grin.
Nu burde du lytte til dine advarselshorn, der dytter, båtter, skingrer og hyler.
Nu burde du sige: “Tusind tak. Hvor er jeg smigret. Lad mig tage stilling til det, når I er kommet lidt længere i processen”.
Men nej. Du retter ryggen, smiler og siger: “Ja, det vil jeg rigtig gerne”.
Normalt ser du dig for, inden du går over gaden. Normalt læser du kontrakter, inden du skriver under. Normalt tager du en frakke på, inden du går ud i frostvejr.
Men ikke her. Næ nej. Fem sekunder tager det dig. “Ja, det vil jeg rigtig gerne”.
Frygter du en fyring? Håber du på forfremmelse? Længes du efter udvikling? Sikkert lidt af hvert. Men det er kun den halve sandhed. Vi skal længere ind i sindet.
Her er fælden
Majken Matzau er erhvervspsykolog og stressekspert med mange års erfaring fra både offentlige og private virksomheder. Hun har den anden halvdel af forklaringen på dit hovedkuldse “ja”.
“Vi elsker ansvar”, siger hun.
Med ansvar følger udvikling, anerkendelse, spændende opgaver og frihed. Tror vi.
“I nogle tilfælde er det rigtigt, og så er projektledelse verdens bedste job. Det er en disciplin, der virkelig tiltrækker ildsjæle. Min erfaring er dog, at ansvar og indflydelse alt for sjældent følges ad. Og så får man stress. Hvis man ikke har indflydelse på projektets mål, indhold, deadline, ressourcer og kompetencer, vil den ansvarlige projektleder typisk knokle endnu hårdere i et forsøg på selv at lappe hullerne i projektet”.
Resultatet ser hun i sin praksis, når især unge projektledere sidder med tårer i øjnene, mens de fortæller om tiden, der er gået mellem deres første stolte “ja” til et projekt og den dag, hvor de brød sammen under vægten af arbejde, søvnmangel og bekymring.
“Folk oplever, at de har indflydelse, men ofte er den illusorisk. Man er afhængig af leverancer fra kolleger eller eksterne samarbejdspartnere, opgaven indeholder modsatrettede krav, ledelsen træffer ikke de nødvendige beslutninger, magtfordelingen er uklar og fører til personkonflikter. Og så videre. Det er mere almindeligt end ualmindeligt, at brikkerne ikke passer sammen, og at der hurtigt opstår en ubalance mellem ansvar og indflydelse. Jeg vil påstå, at netop den ubalance er den største kilde til stress i dag i dansk erhvervsliv”.
Tidligt “ja” er farligt “ja”
Hendes ærinde er ikke at holde folk væk fra projektledelse. Men hun vil advare mod de alt for hurtige ja’er. Hun vil have os til at forhandle rammerne, inden vi kaster os i armene på større ansvar.
“Fordi folk tror, at de har indflydelse, tror de også, at det er deres skyld, hvis projektet ikke når i mål. For at redde projektet arbejder de mere og mere. Vi er præget af en individualistisk tankegang, hvor vi tager så meget personligt ansvar, at vi glemmer at se systemet”.
“Systemet” i stikord: Dit projekt er ikke formuleret af dig selv, men af en direktion eller en ledelse på højt niveau i organisationen. Ledelsen definerer målet, beskriver projektet, tildeler ressourcer i form af medarbejdere hentet i andre afdelinger. Eller en ekstern kunde definerer målet, og din egen ledelse tildeler ressourcer ud fra den pris, ordren er vundet på.
“I begge tilfælde er projektlederen uden indflydelse på rammen. Projektlederen kan ikke hyre og fyre. Projektlederen kan ikke skifte medarbejdere ud, hvis de ikke er dygtige nok. Projektlederen kan ikke ændre på projektets målsætning, når der opstår problemer”, siger Majken Matzau.
Skaf dig indflydelse
Så vidt problemet. Erhvervspsykologens løsning?
“At sige nej til at lede projekter, hvor man kan se, at mål, indhold, tidsfrister og ressourcer ikke hænger sammen. Inden da bør man naturligvis forsøge at skaffe sig indflydelse og forhandle om projektets vilkår. Men hvis man ikke kan få en indflydelse, der gør det muligt at løfte ansvaret, må man overveje at sige nej”, siger Majken Matzau, vel vidende at det i mange brancher vil være svært at undslå sig og stadig bevare jobbet.
“Jo mere bevidst man er om de her mekanismer, jo tidligere kan man begynde at forhandle om projektets vilkår. Og jo mere sandsynligt er det, at man kan undgå det hårde “nej” til et projekt. Men skulle det endelig komme dertil, må man gøre op med sig selv, om man tør løbe risikoen for et sammenbrud. Jeg mener ikke, at et projekt kan være det værd”.
Vil det være svært at sige nej?
Næppe.
Medmindre du er død af grin forinden, vil du nemt kunne forklare, at hverken penge, mandskab, tidsfristen eller dine egne kvalifikationer er gode nok til, at du kan påtage dig opgaven. Altså tak, men nej tak.
Næste dag går du på arbejde …
Vi elsker ansvar
Du har sikkert gættet fortsættelsen på historien. Se! Dér kommer han, din leder. Gående hen imod dig med et smil på læben. Og ja. Netop du er udvalgt blandt alle dine kolleger til at lede et nyt projekt. Der er masser af ansvar, prestige og bonus. Desværre har han endnu ikke helt overblikket over ressourcerne. Men du vil få allokeret medarbejdere. Helt sikkert. Dygtige folk alle som en. Penge er der også. Naturligvis. Tidsfristen ligger ikke helt klar, men selvfølgelig vil du få en rimelig deadline. Det siger sig selv. Målet er jo at få succes.
Nu burde du falde ned af stolen af grin.
Nu burde du lytte til dine advarselshorn, der dytter, båtter, skingrer og hyler.
Nu burde du sige: “Tusind tak. Hvor er jeg smigret. Lad mig tage stilling til det, når I er kommet lidt længere i processen”.
Men nej. Du retter ryggen, smiler og siger: “Ja, det vil jeg rigtig gerne”.
Normalt ser du dig for, inden du går over gaden. Normalt læser du kontrakter, inden du skriver under. Normalt tager du en frakke på, inden du går ud i frostvejr.
Men ikke her. Næ nej. Fem sekunder tager det dig. “Ja, det vil jeg rigtig gerne”.
Frygter du en fyring? Håber du på forfremmelse? Længes du efter udvikling? Sikkert lidt af hvert. Men det er kun den halve sandhed. Vi skal længere ind i sindet.
Her er fælden
Majken Matzau er erhvervspsykolog og stressekspert med mange års erfaring fra både offentlige og private virksomheder. Hun har den anden halvdel af forklaringen på dit hovedkuldse “ja”.
“Vi elsker ansvar”, siger hun.
Med ansvar følger udvikling, anerkendelse, spændende opgaver og frihed. Tror vi.
“I nogle tilfælde er det rigtigt, og så er projektledelse verdens bedste job. Det er en disciplin, der virkelig tiltrækker ildsjæle. Min erfaring er dog, at ansvar og indflydelse alt for sjældent følges ad. Og så får man stress. Hvis man ikke har indflydelse på projektets mål, indhold, deadline, ressourcer og kompetencer, vil den ansvarlige projektleder typisk knokle endnu hårdere i et forsøg på selv at lappe hullerne i projektet”.
Resultatet ser hun i sin praksis, når især unge projektledere sidder med tårer i øjnene, mens de fortæller om tiden, der er gået mellem deres første stolte “ja” til et projekt og den dag, hvor de brød sammen under vægten af arbejde, søvnmangel og bekymring.
“Folk oplever, at de har indflydelse, men ofte er den illusorisk. Man er afhængig af leverancer fra kolleger eller eksterne samarbejdspartnere, opgaven indeholder modsatrettede krav, ledelsen træffer ikke de nødvendige beslutninger, magtfordelingen er uklar og fører til personkonflikter. Og så videre. Det er mere almindeligt end ualmindeligt, at brikkerne ikke passer sammen, og at der hurtigt opstår en ubalance mellem ansvar og indflydelse. Jeg vil påstå, at netop den ubalance er den største kilde til stress i dag i dansk erhvervsliv”.
Tidligt “ja” er farligt “ja”
Hendes ærinde er ikke at holde folk væk fra projektledelse. Men hun vil advare mod de alt for hurtige ja’er. Hun vil have os til at forhandle rammerne, inden vi kaster os i armene på større ansvar.
“Fordi folk tror, at de har indflydelse, tror de også, at det er deres skyld, hvis projektet ikke når i mål. For at redde projektet arbejder de mere og mere. Vi er præget af en individualistisk tankegang, hvor vi tager så meget personligt ansvar, at vi glemmer at se systemet”.
“Systemet” i stikord: Dit projekt er ikke formuleret af dig selv, men af en direktion eller en ledelse på højt niveau i organisationen. Ledelsen definerer målet, beskriver projektet, tildeler ressourcer i form af medarbejdere hentet i andre afdelinger. Eller en ekstern kunde definerer målet, og din egen ledelse tildeler ressourcer ud fra den pris, ordren er vundet på.
“I begge tilfælde er projektlederen uden indflydelse på rammen. Projektlederen kan ikke hyre og fyre. Projektlederen kan ikke skifte medarbejdere ud, hvis de ikke er dygtige nok. Projektlederen kan ikke ændre på projektets målsætning, når der opstår problemer”, siger Majken Matzau.
Skaf dig indflydelse
Så vidt problemet. Erhvervspsykologens løsning?
“At sige nej til at lede projekter, hvor man kan se, at mål, indhold, tidsfrister og ressourcer ikke hænger sammen. Inden da bør man naturligvis forsøge at skaffe sig indflydelse og forhandle om projektets vilkår. Men hvis man ikke kan få en indflydelse, der gør det muligt at løfte ansvaret, må man overveje at sige nej”, siger Majken Matzau, vel vidende at det i mange brancher vil være svært at undslå sig og stadig bevare jobbet.
“Jo mere bevidst man er om de her mekanismer, jo tidligere kan man begynde at forhandle om projektets vilkår. Og jo mere sandsynligt er det, at man kan undgå det hårde “nej” til et projekt. Men skulle det endelig komme dertil, må man gøre op med sig selv, om man tør løbe risikoen for et sammenbrud. Jeg mener ikke, at et projekt kan være det værd”.
