Inbox Zero: Hvad gør du, når indbakken er tom?

Det er ganske sjældent, at jeg oplever at gå til en opgave med lav selvtillid og præstationsangst. Det gjorde sig gældende for mit personlige projekt Inbox Zero. Nu har jeg haft tom indbakke i to måneder, og lettelsen er langt større end forventet.

I mit selvbillede har jeg en ekstremt kreativ personlighed med en begrænset trang til struktur. Jeg føler, at alt for rigide strukturer begrænser mine udfoldelsesmuligheder. Misforstå mig ikke; jeg holder meget af god og sund struktur. Særligt nyder jeg at skabe struktur – og at omskabe eksisterende strukturer, når de ikke fungerer ordentligt længere. Agilt, kalder jeg det, når jeg skal retfærdiggøre, at jeg på anarkistisk vis ikke overholder de regler, jeg selv har sat op.

Når et fastlåst strukturregime med ufravigeligt faste og simple regler nærmer sig min arbejdssituation, rammes jeg af en stærk fascination kombineret med en kvalm mavepine.

Sådan var det også med konceptet Inbox Zero.

Det er mange år siden, jeg stødte på dette værktøj første gang, og et hurtigt kig på min aktuelle indbakke i Outlook gjorde det helt klart, at det absolut ikke var noget for mig. Jeg havde et fast og velkonsolideret system:

• Tjek mails tit – gerne 30+ gange dagligt
• Tjek mails døgnet rundt – brug mobilen, når computeren er slukket
• Skim eller læs nye mails, så snart de dukker op
• Eller lad dem ligge som ulæste, hvis de ser kedelige ud
• Marker dem, du skal reagere på som ulæste
• Læs dem igen på et tidspunkt, hvor der ikke lige er nogle nye
• Arkiver dem i mapper, hvis du skal reagere på dem
• Eller lader du dem bare stå som læste
• … Medmindre noget andet passer dig bedre …

Værdisætningen bag dette system lyder: ”E-mails er underholdning, som muligvis bliver til arbejde.” Undervejs har jeg kombineret med noget automatisk sortering, så nyhedsmails er blevet sorteret ud i mapper med det samme, så man helt slipper for at læse overskrifterne, indtil man aktivt vælger at gå ind i avismappen med 1682 ulæste mails fra Politiken, Børsen, Information og Altinget.

Min indbakke var uendeligt lang og der var flere hundrede ulæste mails. De fleste var notifikationer fra GLS, spam, usorterede nyhedsbreve, ordrebekræftelser osv. Jeg havde vænnet mig til at et bestemt antal ulæste mails f.eks. 382 betød ”ingen nye siden i går”.

At forestille sig at rydde op i dette morads forekom mig absurd.

Alligevel har jeg været fascineret af tanken om Inbox Zero, hver gang jeg er stødt på den.

Hvad er Inbox Zero?

Inbox Zero handler ganske enkelt om, at min indbakke altid bør være tom. En indbakke med læste mails er udtryk for viden, som ikke er arkiveret. En indbakke med ulæste mails er udtryk for viden, som ikke er fattet.

Det foregår sådan her:

1. Jeg åbner min mail nogle få gange dagligt – og kun, når jeg rent faktisk har tid til at tømme indbakken, før jeg lukker igen.
2. Så gennemgår jeg de indkomne mails én ad gangen – den ældste først.
3. Der er tre ting, jeg kan gøre med hver mail, når den er læst
   • Slette den
   • Gemme den som en opgave
   • Arkivere den
4. Nu er indbakken tom, og jeg kan gå i gang med arbejdet

Alle mails, som ikke indeholder noget, som jeg kan få brug for senere, bliver slettet. Det gælder både for nyheder og for mails, som mest har chat-agtigt indhold. ”OK- den klarer jeg”, ”Selv tak – hils din mor” og den slags. Jeg får ikke brug for at huske, at du en gang i september 2015 bad mig hilse min mor.

Mails, som indeholder noget, jeg skal reagere på, laver jeg om til opgaver. Jeg kopierer hele mailens indhold over i min personlige kalender på et tidspunkt, hvor jeg har tid til at gøre det, der skal gøres. Eller måske indgår den i et igangværende projekt, som har sit eget workflow, og så bliver den arkiveret i henhold til det – og koblet på den igangværende opgave.

Mails som indeholder noget, jeg kan få brug for igen – f.eks. aftaler og kvitteringer arkiveres i mapper.

Særligt mappen e-handel har sin egen oprydningsstruktur. Her gemmer jeg alle mails, som kommer i forbindelse med køb på nettet. Hver gang jeg har modtaget varen og fundet den i orden, sletter jeg alt andet end kvitteringer og garantibeviser. På den måde får jeg stort set kun relevante søgeresultater, hvis jeg søger efter en bestemt ting, som jeg har købt på et tidspunkt. Mails fra GLS og de andre transportører er jo uinteressante, så snart varen er nået sikkert frem. Så de bliver gemt indtil jeg har varen i hånden – og derefter slettet med det samme.

Vejen til Inbox Zero

Da jeg i slutningen af 2020 endelig bestemte mig for at forsøge mig med Inbox Zero, gjorde jeg følgende.

• Markerede samtlige mails i min alt for lange indbakke som læste
• Oprettede en mappe for hvert år siden den ældste mail i indbakken (altså siden sidst mit mailsystem gik ned – i 2013)
• Skimmede overskrifter, mens jeg flyttede mails for en måned ad gangen. Alle mails fra 2020 blev sorteret ud fra et princip om at slette, hvis jeg var sikker – ellers gemme. Og så åbne nogle få, som muligvis rummede krav om handling.
• Under sorteringsarbejdet unsubscribede jeg samtlige nyhedsbreve, bortset fra nogle ganske få, som jeg rent faktisk læser, hver gang de kommer.
• 2019 og tidligere blev gennemgået mindre systematisk og med en mere risikopræget sletningspolitik.
• Efter ca. to måneder var jeg færdig med at grovsortere, og havde nu Inbox Zero.
• Siden har jeg slettet sletbare mails, når de er dukket op i søgninger.

Ulempen ved Inbox Zero

Jeg har nu kørt Inbox Zero i ca. to måneder, og jeg oplever faktisk kun en enkelt ulempe: Det er ufatteligt kedeligt at tjekke mail på telefonen. Der er næsten aldrig noget nyt, og der er ingen læste mails, som man lige kan blive inspireret til at læse en gang til.

Til gengæld har jeg nu mere tid og bedre overblik til rent faktisk at handle på de mails, som kræver det.

Og hvad gør jeg så, når indbakken er tom?

- Ikke mere.